Kun jij het allemaal bijhouden? Weet jij wat je moet doen, wanneer, hoe het ook alweer zat na de 10 mails die eroverheen gingen? En zit het dan in je hoofd of staat het op een papiertje? Oh nee, het papiertje is weg, dikke paniek natuurlijk! In tijden van veel dingen aan mijn hoofd is het handig een systeem te hebben waarin alles staat. Zodat ik het niet in mijn hoofd hoef op te slaan. Dat scheelt weer ruimte op mijn harde schijf. Misschien heb je al wel een systeem voor je taken, ik hoop voor je dat het goed werkt. Mocht je dat nog niet hebben lees dan gerust verder.

Ik werk voor verschillende klanten, 10, 15 zijn het er al snel. Hoe zorg ik nu dat ik van al die klanten de status weet, wat er nog moet gebeuren op korte en op langere termijn. Zonder dat ik verdwaal in mijn mailbox door alle updates, nieuwe taakjes, kleine dingetjes. Soms zie ik door de bomen het bos niet meer.

Sinds 1 van mijn klanten de tip kreeg te gaan werken met Asana ben ik eraan verknocht. In een oogopslag duidelijk wat de stand van zaken is, wie wat gaat doen en wanneer het af moet zijn. Ellenlange re:re:re in mijn mailbox ben ik kwijt en voor mijn klanten is ook duidelijk wat ik ga doen.

Er zijn een aantal tools/webapplicaties waarin je overzicht kunt creëren.

Op www.asana.com maak je een account aan of je laat het maken door je VA of assistent. Vervolgens kun je projecten maken, onder die projecten taken en daaronder weer subtaken. Per project kun je mensen toevoegen die je volledige of gedeeltelijke toegang geeft. Dat kan ook op taaknivo. Alle projecten en taken voorzie je van een datum/deadline en een projecteigenaar. Je kunt kiezen wie je via de e-mail op de hoogte houd. Je krijgt per dag een overzicht in je mailbox waarin je taken staan met de deadline.

Het vergt uiteraard wel discipline (oeh oeh dat woord) want bijhouden is key natuurlijk. Jezelf en wellicht de ander opvoeden helpt. Hulp nodig met inrichten of je scherp houden, voel je vrij contact op te nemen.

Wil je ook leren werken met Asana? Ik maakte een korte instructievideo die je hier kunt opvragen. Wi je meer tips over nieuwsbrieven en alle zaken die eromheen kunnen ontstaan? Vink dan aan dat je ook tips wilt ontvangen.

 

 

Geef een reactie